Blog

Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, việc gửi hàng và làm việc với các đơn vị vận chuyển đã trở thành hoạt động thường nhật của các chủ shop. Quá trình vận hành và giao hàng phục vụ số lượng lớn đơn hàng mỗi ngày chắc hẳn sẽ không thể tránh khỏi những bất cập và các tình huống không mong muốn. Chủ shop có thể chủ động bảo vệ quyền lợi khi gửi hàng cùng J&T Express với những lưu ý sau đây. 

Những lưu ý này không chỉ giúp shop đảm bảo đơn hàng được giao nhận chu toàn, xây dựng uy tín với khách hàng mà còn thuận tiện khi cần phối hợp với Bộ phận Chăm sóc khách hàng J&T Express trong các trường hợp cần kiểm tra và giải quyết khiếu nại về đơn hàng. 

1. Kiểm tra thông tin gửi hàng chính xác

Bước đầu tiên và quan trọng nhất chủ shop cần lưu ý là luôn đảm bảo kiểm tra chính xác thông tin gửi hàng bao gồm: người gửi (địa chỉ lấy hàng), người nhận và mã vận đơn. Một sai sót nhỏ trong thông tin có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giao sai địa chỉ hoặc thất lạc. Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ lưỡng số điện thoại, địa chỉ và họ tên khách hàng trước khi giao hàng cho shipper J&T Express. 

2. Ghi nhận quá trình đóng gói kiện hàng

Việc quay video đóng gói là thao tác cần thiết và quan trọng giúp chủ shop bảo vệ quyền lợi. Video cần quay xuyên suốt từ khi bắt đầu đóng gói cho đến khi hoàn tất và dán mã vận đơn. Chủ shop cần đảm bảo thấy rõ mã vận đơn trên kiện hàng và hàng hóa bên trong. Trong các trường hợp phát sinh tranh chấp về tình trạng hàng hóa như: giao nhầm, đơn thất lạc, giao sai sản phẩm….chủ shop có thể sử dụng các video ghi nhận này để đối chiếu và phối hợp xử lý cùng J&T Express. 

Đồng thời, shop cần tuân thủ quy cách đóng gói theo hướng dẫn của J&T Express tại Quy cách đóng gói hàng hóa. Việc đóng gói đúng cách không chỉ bảo vệ hàng hóa mà còn tránh bị từ chối vận chuyển.

Quay video ghi nhận toàn bộ quá trình đóng gói hàng hóa, thấy rõ mã vận đơn. (Ảnh minh họa)

3. Khai báo đúng trọng lượng và kích thước

Đảm bảo khai báo đúng trọng lượng và kích thước hàng hóa sẽ giúp shop tránh phát sinh chi phí và là cơ sở để shipper chuẩn bị, sắp xếp hàng hóa khi lấy hàng. Các đơn vị vận chuyển sẽ áp dụng cách tính trọng lượng hàng hóa vận chuyển riêng biệt. Giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng được quy đổi, số cân nặng nào lớn hơn sẽ được dùng để tính chi phí vận chuyển. 

Vì vậy, nếu không biết cách tính toán chuẩn xác, chủ shop có thể sẽ phát sinh thêm cước gửi hàng theo trọng lượng quy đổi chuẩn khi có chênh lệch. 

Nếu thông tin không khớp với thực tế, J&T Express có thể từ chối vận chuyển hoặc đưa ra các phương án xử lý theo quy định. Thời gian xử lý còn có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. 

Công thức quy đổi kích thước sang trọng lượng khi gửi hàng tại J&T Express: 
Trọng lượng quy đổi (kg) = (Chiều dài x Chiều rộng x Chiều cao)/6000

*kích thước tính theo đơn vị (cm)

Tính toán trọng lượng kiện hàng theo công thức quy đổi chuẩn để đảm bảo cước phí chính xác.

4. Hướng dẫn khách hàng quay video mở kiện hàng

Shop nên khuyến khích hướng dẫn người nhận quay video toàn bộ quá trình mở hàng sau khi nhận. Trong trường hợp hàng hóa có vấn đề do lỗi vận chuyển, video khui hàng thấy rõ mã vận đơn và tình trạng hàng sẽ là căn cứ quan trọng để xử lý khiếu nại nhanh chóng và hiệu quả.

Khuyến khích khách hàng quay video mở gói hàng, thấy rõ mã vận đơn sau khi nhận hàng. (Ảnh minh họa)

5. Thực hiện khai giá hàng hóa

Đây là điểm cực kỳ quan trọng mà nhiều chủ shop thường bỏ qua. Khi không khai báo giá trị hàng hóa, mức bồi thường theo quy định của J&T Express chỉ tương đương 4 lần cước phí vận chuyển. Đối với hàng hóa có giá trị trên 1.000.000 (một triệu đồng), shop cần chuẩn bị hóa đơn và các giấy tờ chứng minh giá trị để đảm bảo quyền lợi tối đa.

Với các trường hợp có khai giá hàng hóa, J&T Express sẽ thực hiện bồi thường cho shop theo Quy định bồi thường đã thông báo chính thức và công khai trên website.  

6. Liên hệ các kênh hỗ trợ khi cần thiết

Khi có sự cố với đơn hàng, shop cần liên hệ ngay với J&T Express qua các kênh chính thức: chat trên Website (góc dưới, bên phải), fanpage Facebook J&T Express Vietnam, app J&T Express VN Pro, hotline 19001088 hoặc email cskh@jtexpress.vn. Để được hỗ trợ nhanh, shop cần cung cấp mã vận đơn và mô tả ngắn gọn vấn đề cần giải quyết để bộ phận Chăm sóc khách hàng tiếp nhận và xử lý thuận tiện nhất. 

7. Tuân thủ quy định của J&T Express về hàng hóa

Shop cần nắm rõ danh mục Hàng hóa bị cấm vận chuyển tại J&T Express. Việc gửi những mặt hàng không được phép có thể dẫn đến kiện hàng bị từ chối và ảnh hưởng đến uy tín của shop. Bên cạnh đó, chủ shop vận chuyển những sản phẩm đặc thù như: cây cảnh, thực phẩm, hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao, hàng cồng kềnh…nên chủ động liên hệ trực tiếp với bưu cục J&T Express để được hướng dẫn đóng gói đảm bảo kiện hàng giao an toàn. 

Đảm bảo đóng gói theo quy cách chuẩn từ J&T Express để bảo vệ hàng hóa nguyên vẹn và an toàn.

8. Lưu trữ các giấy tờ, chứng từ liên quan

Khi gửi hàng trực tiếp tại bưu cục, hãy cẩn thận giữ lại tất cả giấy tờ, hóa đơn liên quan đến đơn hàng gửi. Những chứng từ này sẽ là tư liệu hữu ích cho việc đối chiếu và tra cứu hành trình đơn hàng khi cần thiết.

9. Cảnh giác với các hành vi bất thường

Tuyệt đối không thực hiện chuyển khoản hay đáp ứng các yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi đơn hàng cho những người tự xưng là nhân viên hoặc shipper J&T. Đây có thể là các thủ đoạn lừa đảo ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của shop, khách hàng và uy tín của J&T Express. 

Chủ shop chỉ liên hệ với J&T Express qua các kênh chính thức nêu trên khi nghi ngờ bất thường hoặc cần trao đổi về đơn hàng. 

Các kênh liên hệ chính thức của J&T Express với khách hàng. 

10. Nắm rõ Chính sách Khiếu nại

Cuối cùng, shop nên tìm hiểu kỹ về quy định bồi thường và Chính sách khiếu nại trước khi gửi hàng cùng J&T Express để có thể tự bảo vệ quyền lợi cũng như phối hợp với J&T Epress xử lý hiệu quả các tình huống phát sinh. 

Việc nắm vững những lưu ý trên không chỉ giúp shop bảo vệ quyền lợi của mình mà còn góp phần đồng hành cùng J&T Express nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo nên văn hóa gửi hàng tích cực, văn minh. Hãy áp dụng ngay những điều này để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa đến khách hàng luôn suôn sẻ, phát triển việc kinh doanh của shop nhé!